Cas Client : Certification ISO 14001 et ISO 9001
Découvrez avec notre consultante Catherine Viale, comment nous avons aidé notre société cliente à obtenir la certification ISO 14001 et ISO 9001
Le projet de notre client
Contexte général
Notre client, spécialisé depuis 30 ans dans la conception et la réalisation de bâtiments industriels et tertiaires en Île-de-France, assure des projets clés en main, de l’achat du terrain à la livraison. Il intervient aussi en rénovation de bâtiments existants.
Il garantit des projets durables, conformes aux réglementations françaises, tout en étant économiquement viables.
Dans un secteur concurrentiel, il a obtenu en 2005 la double certification ISO 9001 (qualité) et ISO 14001 (environnement).
En 2015, les normes ont évolué avec de nouvelles exigences sur les enjeux environnementaux, socio-économiques et la gestion proactive des risques et opportunités.
Notre client a réussi à maintenir sa double certification en 2018 malgré quelques non-conformités à corriger.
Le départ du responsable qualité a conduit la société à faire appel à Consultis Environnement pour pérenniser sa démarche de certification.
Objectifs
L’objectif de la mission était d’aider notre client à résoudre rapidement les non-conformités identifiées par l’organisme certificateur et passer son audit de suivi en toute confiance.
Nous avons organisé notre mission selon les trois axes complémentaires suivants afin de l’accompagner au-delà de cet objectif à court terme :
- Analyser le système en place pour traquer les scories et lourdeurs héritées du modèle prévalant avant l’évolution des normes et fortifier les nouveaux éléments pour en faire l’outil de prévention des risques et d’amélioration des performances attendu, notamment au niveau documentaire
- Permettre à l’assistante de direction nouvellement promue responsable du SMQE de s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités en toute connaissance de cause, notamment en lui permettant de monter en compétences pour maitriser les concepts et le jargon normatif
- Redonner du sens à l’ensemble de la démarche pour en faire un projet d’entreprise dont la valeur ajoutée soit perçue et partagée par tous les collaborateurs, en phase avec les enjeux de l’entreprise
Notre accompagnement
Les grandes étapes du projet
Les quatre grandes étapes de cette première mission ont été :
- Réalisation d’un audit interne du système, incluant des recoupements avec les résultats de l’audit de transition réalisé en janvier 2018 pour identifier les axes d’amélioration prioritaires et les besoins en compétences et connaissances des différents acteurs du Système pour gagner en autonomie.
- Formation de la responsable du système à l’approche processus et aux exigences des normes ISO9001 et 14001 version 2015 pour lui permettre de repérer les points de vigilance méthodologique pour piloter, animer, communiquer et rendre compte des résultats du SMI aux parties intéressées
- Assistance à la mise en œuvre des actions nécessaires pour résoudre les écarts observés et faire évoluer la documentation du système selon le principe du « juste nécessaire »
- Assistance à la préparation de la revue de direction annuelle et à l’audit de suivi auxquels il n’était pas prévu que nous assistions
Déroulé de la mission
La prestation a débuté par un audit de 3 jours du système de management selon la méthodologie décrite dans la norme ISO19001, à porter au crédit des audits internes exigés par les normes qui a permis en outre à Consultis Environnement de faire connaissance avec l’activité, les acteurs et le contexte de l’entreprise.
Les conclusions de l’audit ont été présentées à la Direction afin de lui permettre d’évaluer la pertinence et l’efficacité du SMQE par rapport à sa stratégie et ses objectifs et de valider les éléments à développer dans la phase 2 de la prestation, y compris les ressources et les priorités.
Suite aux constats de l’audit et selon les besoins exprimés par le personnel rencontré, il a été préparé une session de formation de deux jours sur mesure pour la responsable du SMQE afin de faciliter son appropriation des concepts à manipuler et gagner en efficacité sur la suite du projet.
Le reste de l’accompagnement s’est traduit par une alternance de réunions de travail d’une demi-journée à une journée dans lesquelles Consultis Environnement a pu guider les personnes chargées de la conception, de la rédaction et de la modification des différents éléments du SMQE.
Valeur ajoutée pour le client
Quelles améliorations le projet a-t-il apporté au client ?
Cette première année d’accompagnement a permis de clarifier les enjeux de la démarche d’amélioration continue pour la Direction de la société cliente, de faire le point sur les éléments systémiques à modifier ou à sécuriser et de lever les obstacles lors de l’audit de suivi dans une logique de maintien de la double certification.
D’autre part, la cheffe de projet, qui par ailleurs continuait à assumer son rôle d’assistante de direction, a pu monter en compétences de manière suffisante pour assurer son rôle de pilote du SMQE, d’animatrice de la démarche auprès des collaborateurs et des parties intéressées externes avec lesquelles elle est en contact et assurer efficacement le relais de la direction auprès du certificateur, lors de l’audit.
Enfin, les interventions régulières et les échanges avec les différents collaborateurs ont permis de cibler des besoins particuliers en matière de veille réglementaire environnementale pour la sécuriser, de faire évoluer le discours commercial pour défendre concrètement l’approche cycle de vie associée à la réalisation d’un bâtiment, améliorer les relations avec les partenaires et les entreprises sur les chantiers et mieux organiser les interfaces entre les processus internes, dans un contexte humain tendu par des ressources polyvalentes et très sollicitées.
Y a-t-il des retours clients marquants qui illustrent l'impact du projet ?
Aujourd’hui nous pouvons nous féliciter de renouveler pour la 7eme année consécutive cet accompagnement qui a permis au système de devenir un véritable outil de pilotage de la qualité et de l’environnement pour l’entreprise cliente, reconnu par deux cycles de certification dont le deuxième vient de s’achever sans observation.
La valeur ajoutée de notre intervention a permis de pousser la société à prendre pleinement conscience de l’intérêt de se démarquer de ses concurrents par la certification ISO14001 pour présenter dans ses études et propositions des matériaux et des solutions plus respectueuses de l’environnement. Cela s’est traduit concrètement par le pilotage réussi en tant que maitre d’oeuvre assisté d’un bureau d’étude spécialisé de deux projets labelisés BREEAM (pour Building Research Establishment Environmental Assessment Method).
Conseils pour réussir la mission
Quelles sont les bonnes pratiques incontournables pour réussir un projet de ce type ?
Il faut s’assurer dans un premier temps que la Direction s’est approprié les engagements associés à son rôle et à ses responsabilités vis-à-vis du système qu’elle pilote et qu’elle a toutes les clés pour pouvoir fournir les ressources indispensables pour atteindre les objectifs qu’elle s’est fixée et soutenir les différents types d’acteurs « sous son contrôle » (internes et externes) pour qu’ils contribuent à son efficacité.
Il doit être entendu que nous n’imposons aucune de nos suggestions d’amélioration et que nous ne nous substituons pas au personnel interne dans l’élaboration formelle des documents, leur mise en œuvre et leur communication aux différentes parties intéressées. C’est l’implication de chacun selon son degré de conviction qui permet d’assurer l’adaptation du système aux besoins de l’organisme et l’appropriation réelle de ses résultats.
Enfin notre manière de procéder tient tout particulièrement compte de :
- l’organisation des activités et services du client, de la composition de son écosystème et des sujets d’actualité qui pourraient l’affecter
- l’adéquation entre les enjeux de la démarche, les objectifs de la direction et les moyens disponibles
- les compétences et connaissances des membres de l’équipe projet, notamment en matière de réglementation potentiellement applicable
- l’utilisation des éléments de « système » existants, leur degré d’intégration éventuel avec d’autres éléments relatifs à d’autres référentiels de labélisation ou certification complémentaires ou similaire en matière de RSE
- la sensibilité aux enjeux du projet, la disponibilité et “l’autorité” des ressources désignées pour être les points d’entrée de note équipe dans l’entreprise et/ou les relais avec les autres parties intéressées pertinentes
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