Comment faire sans moyen?

J’ai déjà eu l’occasion d’aborder un peu ce point dans des articles précédents mais je voudrais en revenir dessus.  En effet, c’est une question sempiternelle… “Comment faire avec aussi peu de moyens?”

Comme j’ai déjà eu l’occasion de le dire, c’est parfois (souvent?) un signe de désintérêt du management pour le sujet de la certification. On reviendra sur les façons d’impliquer le management.

Un conseil que je donne alors souvent c’est tout simplement de commanditer un audit. En général, cet audit est réalisé par un prestataire externe. C’est alors l’occasion de traiter le sujet objectivement et de façon dépassionnée. L’audit permet de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. A cette occasion, l’audit mettra en avant une éventuelle inadéquation entre l’objectif (que ce soit par ambition ou par nécessité) et les moyens accordés au sujet. Pour avoir déjà moi-même expérimenté la situation, la réalisation d’un audit m’avait permis d’obtenir des ressources supplémentaires. En l’occurrence on m’a accordé un alternant. Cela reste certes limité comme investissement (et donc acceptable pour le management) mais au moins c’était une aide concrète pour moi au quotidien.

Quand on manque de moyens, une autre astuce est souvent de mettre en avant ce que l’on fait déjà. C’est un bon début pour sa certification… On met alors en avant ce qui n’est pas suffisamment bien géré et piloté. Voire ce qui n’est pas fait et ne respecte pas les procédures. Le sujet devient alors un sujet de “compliance” et parfois de sécurité. Là encore c’est une bonne façon d’impliquer le management et les métiers. Et donc au final, de décrocher des moyens supplémentaires ne serait-ce que par la participation plus active des opérationnels!

Enfin, je constate parfois que le responsable QSE est au four et au moulin… qu’il est en charge de tout et un peu tout seul pour avancer. Ce que je lui conseille alors c’est de mettre en place des ateliers avec les métiers. Ces ateliers permettent à tout le monde de remettre à plat et redécrire les processus. C’est parfois l’occasion pour les opérationnels de “redécouvrir” leurs activités concrètement. Ils font alors un “pas de côté” et en profitent alors pour identifier des axes d’amélioration. 

Outils vs usines à gaz

Une autre question qui vient souvent c’est “quels outils peuvent être utilisés pour simplifier la tâche de la du responsable QSE au quotidien?” voire pour préparer l’audit de certification ISO 14001. 

C’est sans doute le pendant de la question des moyens. En effet, on pense aujourd’hui que les outils vont faire à notre place d’un coup de baguette magique… Rien n’est moins sûr. En tout cas, la question de l’outillage est légitime.

Lorsqu’on me demande “quels outils?”, les personnes souvent sous-entendent qu’il faut mettre en place un nouvel outil…Or pour moi le mieux est de commencer par ce que l’on a déjà. En effet, bien souvent, ils disposent déjà soit de développements faits en interne pour les aider soit d’outils bureautique (Excel).

Je recense alors avec eux les outils qu’ils ont à leur disposition. D’ailleurs, dans mes formations, je les invite à utiliser leur logiciel pour mettre en pratique concrètement la formation. C’est aussi l’occasion pour moi de voir comment ces outils fonctionnent et d’identifier effectivement si les choses peuvent être améliorées.

Il y a aussi sur le marché des logiciels spécialisés (Quentic, Lefevre Dalloz…). Ces derniers permettent de faire de la veille, de l’analyse d’impact environnemental, les DUER, la préparation et le suivi des audits…  Ils sont donc très complets et intéressants. Mais leur mise en œuvre peut nécessiter un gros effort et il faut ensuite un peu de maîtrise du sujet. Ils ne sont donc vraiment pertinents, selon moi, que dans des structures suffisamment importantes ou matures sur le sujet.

C’est pour cela que je démarre toujours par l’existant ou par des solutions plus simples type bureautique (Notion, Monday, Excel…)

Le rôle des fournisseurs

Une autre question qui vient souvent c’est “comment s’assurer que les fournisseurs contribuent à l’amélioration de la performance environnementale?”. En effet, dans de nombreuses organisations, notamment industrielles, une part importante du processus et donc de l’impact environnemental et sous-traité à des fournisseurs de rang 1 ou 2. Leur rôle est alors crucial. 

Mon conseil est alors en général de revoir les contrats ainsi que le suivi et le pilotage des fournisseurs. Cela passe par des plans de prévention et des démarches d’achat responsable. 

Lorsque j’étais en charge de la QSE pour un acteur du secteur de télécommunication, nous avions mis en place une annexe environnementale au plan de prévention. Ainsi chaque intervenant externe devait en prendre connaissance et était un minimum sensibilisé sur le sujet et les consignes à respecter. De même, dans le cadre de la démarche d’achat responsable, un guide de l’acheteur avait été réalisé pour insister sur les aspects environnementaux et l’importance de l’évaluation des fournisseurs.

De même, parmi les documents partagés avec le fournisseur, un guide de conduite mettait en avant les bonnes pratiques et exigences environnementales. Ainsi les consignes autour de la consommation d’énergie, la gestion des déchets, des produits chimiques et la façon de faire face à une situation dangereuse étaient développées. 

Dans la relation avec les fournisseurs, il y a bien sûr un aspect contractuel qui ne doit pas être négligé et c’est souvent par là qu’il faut démarrer. 

La tâche des Responsables QSE est souvent compliquée car ils doivent faire bouger leur organisation avec, bien souvent, très peu de moyens. J’espère vous avoir donné ici quelques idées concrètes et astuces pour mener à bien votre mission. Et si besoin, n’hésitez pas à me contacter, je serai très content d’en discuter avec vous!